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Un album par client : votre studio, la création, les réglages et l'affiche

Avec l'offre Pro, chaque événement que vous accompagnez reçoit son propre album, rangé sous le nom de votre client dans votre studio. Voici comment organiser vos clients, créer leurs albums, les régler, intégrer leur QR code à vos supports et décider qui garde la main.

Votre studio : vos clients, leurs événements, leurs albums

Une fois connecté, « Mon studio » est votre tableau de bord. Il range votre saison comme vous la pensez :

• les événements à venir, du plus proche au plus lointain, avec le client, le nombre de photos reçues et le compte à rebours ;
• vos clients, chacun avec sa fiche : nom, e-mail, téléphone et notes (lieu, horaires, demandes particulières), et la liste de ses événements ;
• les événements passés et ceux qui n'ont pas encore de date ;
• une recherche qui retrouve un événement par son nom, son code ou le nom de son client.

Depuis la fiche d'un client, « Nouvel événement pour ce client » ouvre la création avec la fiche déjà choisie. Un album créé sans client se rattache plus tard, depuis la fiche du client ou depuis l'espace de l'album. Retirer une fiche ne supprime aucun album : ils restent en place, sans client. Vos clients ne voient jamais leur fiche, qui reste un outil à vous.

Créer un album pour chaque événement

Un compte Pro donne droit à un nombre illimité d'albums, et chacun comprend tout ce que comprend l'offre Complet. Le détail est dans le guide de l'abonnement Pro. Depuis « Mon studio », lancez « Nouvel événement » :

• le client, choisi dans votre carnet, ou créé au passage en tapant son nom ;
• le nom de l'événement, seul champ obligatoire, affiché sur l'affiche, l'écran d'envoi et le diaporama : écrivez-le pour les invités, sans référence interne ;
• la date, facultative : elle déclenche les e-mails de rappel et distingue deux mariages du même mois ;
• une adresse e-mail, facultative ;
• une couleur parmi six teintes, qui colore le titre de l'affiche.

La langue de l'album (français ou anglais) se change dans les réglages ; l'affiche, le diaporama et les e-mails la suivent.

Votre adresse e-mail ou celle du client ?

Cette adresse reçoit tout ce que l'album envoie : lien de l'espace, rappels, avis de modération et d'archive prête. Elle est distincte de l'e-mail de la fiche client, qui ne sert qu'à préremplir le partage de l'espace de ses albums.

• La vôtre si vous gérez la journée et la livraison : vous restez le seul interlocuteur.
• Celle du client si vous lui confiez l'album et qu'il s'occupe lui-même de l'affiche et des photos.

Une adresse peut être ajoutée plus tard, jamais remplacée. Dans le doute, laissez le champ vide.

Régler l'album selon l'événement

Chaque album se règle indépendamment depuis son espace organisateur.

• La galerie des invités, ouverte par défaut. Fermée, chaque invité ne voit que ses envois : utile pour un événement d'entreprise.
• Le livre d'or, ouvert par défaut, en texte seulement. Voir le guide du livre d'or.
• Le mur de messages, désactivé par défaut : à activer s'il y a un écran et quelqu'un pour modérer.
• Le mode de modération : « Douce » par défaut convient à la plupart des fêtes ; « Stricte » (rien n'apparaît sans validation) pour un écran vu par un public large.
• « Les envois » : vérifiez qu'ils sont ouverts avant le jour J.

L'affiche et le QR code dans vos supports

Chaque album fournit une affiche A4, à imprimer depuis le navigateur, dans un seul style. Pour vos propres supports, téléchargez le QR code seul en PNG haute définition (1024 pixels) : panneau d'accueil, cartes de table, menu, faire-part ou écran. Ajoutez une phrase qui dit à quoi il sert, et testez-le avec un téléphone sur le support imprimé.

Avec la marque blanche, votre nom et votre logo remplacent les nôtres, et une adresse de studio met votre nom dans vos QR codes. Voir le guide de la marque blanche.

Confier l'album au client ou garder la main

Vos clients n'ont besoin d'aucun compte. Connecté, vous trouvez sur l'espace de l'album le bloc « Donner l'accès à votre client » : un lien à envoyer par WhatsApp, par le partage de l'appareil, par e-mail ou à copier.

• Transmettre le lien : votre client accède à la galerie, au diaporama, au livre d'or, à la console d'arbitrage, aux réglages et à l'export Apple. Il ne voit ni offre ni prix. Il peut aussi changer les réglages, et toute personne qui a ce lien a les mêmes droits.
• Garder la main : vous modérez et livrez vous-même, la formule la plus cohérente pour un photographe. Voir le guide de la livraison.

La journée elle-même est décrite dans le guide du jour J chez vos clients. Pour le reste, voir l'offre Pro et les guides professionnels.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un album moi-même ?

Pas depuis l'espace organisateur. Écrivez à contact@entourage.photos.

Que deviennent mes albums si j'arrête l'abonnement ?

Le Pro reste actif jusqu'à la fin de la période payée. Les albums deviennent ensuite des albums Complet hébergés un an, et les QR codes imprimés continuent de fonctionner.